Politique de confidentialité

1 juin 2019

Cette politique de confidentialité (ainsi que nos conditions d’utilisation et tout autre document qui y est rattaché) définit la base sur laquelle les données personnelles que le Groupe Systematix, ses entités affiliées et leurs représentants respectifs (collectivement « Systematix ») collectent, cumulent à partir d’accords tacites par le biais de sites de recrutement ou engagement professionnel (par exemple Monster ou LinkedIn), ou que vous fournissez à partir du site Web Systematix.com et / ou tout autre site Web du Groupe Systematix, seront traités par nous. Veuillez lire attentivement les paragraphes qui suivent pour comprendre notre vision et nos pratiques en ce qui concerne vos données personnelles et la manière avec laquelle nous les traiterons.

Systematix s’engage à maintenir l’exactitude, la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Toutefois, si vous êtes en désaccord avec la manière avec laquelle nous nous engageons à traiter vos données personnelles, tel que décrit dans la présente politique de confidentialité, vous êtes en droit et vous devez alors refuser de nous soumettre ces données personnelles.

Nous avons établi 10 lignes directrices sur la protection des renseignements personnels (PRP) établies par la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ( LPRPDE ) du Canada et ses homologues provinciaux, afin de diriger nos activités et nos responsabilités en ce qui concerne l’utilisation de vos données personnelles.

Directive PRP 1 – Responsabilités

Systematix est responsable des données personnelles sous son contrôle. Dans l’accomplissement de ce mandat, nous avons désigné une ou plusieurs personnes qui sont responsables de la conformité à nos 10 directives de protection des renseignements personnels (PRP).

Directive PRP 2 – Motifs

Les finalités pour lesquelles les données personnelles sont collectées, utilisées et divulguées doivent être identifiées avant, ou au moment de la collecte des données personnelles. Systematix respecte ce principe en mettant, notamment, cette politique de confidentialité à la disposition de tous.

Directive PRP 3 – Consentement

Votre consentement et le fait que vous soyez conscient de toute cueillette de données sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos données personnelles, sauf lorsque cela est inapproprié ou autorisé par la loi. Selon la sensibilité des informations, ce consentement peut être implicite ou divulgué. Cependant, dans la mesure du possible, Systematix tentera d’obtenir un consentement exprès. Le consentement à notre utilisation des données personnelles peut être retiré à tout moment, en suivant les instructions décrites à la fin de la présente politique de confidentialité.

Directive PRP 4 - Limitation de la collecte

Les données personnelles collectées doivent être limitées aux détails raisonnablement nécessaires pour atteindre les buts identifiés et doivent être collectées par des moyens justes et légaux. En conséquence, Systematix ne recueille pas d’informations concernant votre santé, votre race ou origine ethnique. De plus, nous n’utilisons pas les numéros d’assurance sociale canadiens (ou un équivalent étranger) comme moyen d’identifier ou d’organiser les informations que nous détenons et nous ne les enregistrerons pas, même si vous nous le soumettez.

Directive PRP 5 - Autres limitations (utilisation, divulgation et conservation)

Les données personnelles ne peuvent être utilisées ou divulguées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si vous y avez consenti autrement, ou lorsque cela est requis ou autorisé par la loi. Vos données personnelles ne doivent être conservées que pendant la période de temps nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées (en tenant compte de nos obligations légales et contractuelles de conservation des informations).

Directive PRP 6 – Exactitude

Les données personnelles doivent être conservées sous une forme aussi précise, complète et à jour que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles doivent être utilisées. Si l’une de vos informations change, nous vous invitons à nous le mentionner, en nous contactant comme il est décrit dans la présente politique de confidentialité.

Directive PRP 7 - Protection des informations

Les données personnelles doivent être protégées par des mesures de sécurité adaptées au niveau de sensibilité des informations. Par exemple, les documents contenant des données personnelles sont conservés dans des armoires du bureau qui sont verrouillées après les heures ouvrables afin d’éviter et de prévenir tout accès non autorisé. Tous les systèmes informatiques de Systematix sont protégés par mots de passe pour cette même raison.

Directive PRP 8 – Publication de la politique

Nous sommes tenus de mettre à votre disposition de façon facilement compréhensible, les informations spécifiques concernant les politiques et les pratiques qui s’appliquent à la gestion de vos données personnelles. La mise à disposition de cette politique de confidentialité, via notre site Web est une méthode clé pour rendre ces informations disponibles en tout temps.

Directive PRP 9 – Accès aux informations

Sur demande, vous serez informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos données personnelles et y aurez accès. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos données personnelles et demander leur modification, si requis, en nous contactant, tel que décrit à la fin de cette politique de confidentialité. Un sommaire de ces informations sont disponibles sur demande et nous tenterons de répondre une telle demande dans les 30 jours suivant sa réception. Des demandes plus détaillées qui nécessitent des frais d’archivage ou de récupération pourraient nécessiter un délai de réponse plus long et être sujet à des frais de services raisonnables.

Directive PRP 10 – Traitement des plaintes et des suggestions

Vous pouvez destiner toute question ou demande concernant les principes et les directives de confidentialité décrites dans cette politique, ou concernant nos pratiques en contactant les personnes désignées responsables de la confidentialité, en utilisant l’adresse de courriel spécifique et confidentielle indiquée plus loin dans cette politique.

Nous collecterons des données personnelles vous concernant (telles que votre nom et vos coordonnées) et également des données personnelles sensibles (telles que des informations dans votre CV) à partir de différents mécanismes, le plus souvent par le biais d’un accord tacite avec des sites Web de tiers, comme par exemple Monster, Indeed ou Workopolis, et par le biais de réseaux sociaux professionnels, comme LinkedIn. Toutes les données personnelles recueillies seront emmagasinées, traitées, utilisées et divulguées par nous, de la manière suivante :

vous fournir des services de recrutement et en faciliter le processus;
comparer les données vous concernant avec celles inhérentes aux postes vacants qui, selon nous, peuvent vous convenir;
envoyer vos informations aux clients, afin de postuler pour un emploi ou un mandat, ou d’en évaluer votre éligibilité;
pour vous permettre de soumettre votre CV, de postuler en ligne pour des emplois ou mandats, ou de vous abonner à des alertes sur des postes qui pourraient vous intéresser;
pour vous permettre de participer à des services de formation en ligne spécialisés;
vous permettre de participer aux fonctionnalités interactives de notre service lorsque vous le souhaitez;
vous offrir l’accès à notre gamme complète de services de recrutement (permanents, temporaires, contractuels, relocalisation et services d’impartition du processus de recrutement);
pour nous permettre de développer et de commercialiser d’autres produits et services et lorsque vous avez consenti à être contacté à de telles fins;
pour améliorer notre service à la clientèle et accroître la valeur des services que nous vous offrons (y compris la personnalisation de notre site Web et des sites Web de nos sociétés affiliées lorsque vous vous connectez pour enrichir votre expérience personnelle en ligne);
pour vous envoyer des détails sur les rapports, promotions, offres, événements de réseautage et des informations générales sur les secteurs de l’industrie qui, selon nous, pourraient vous intéresser lorsque vous avez consenti à être contacté à de telles fins;
pour répondre à vos questions et demandes de renseignements;
à des organisations que nous avons retenues pour fournir des services que vous, ou notre client, avez demandés, telles que la vérification de références, de qualifications et d’antécédents criminels, la vérification de détails que vous avez fournis de la part de tiers, d’évaluation psychométrique ou de test d’aptitude;
à des tiers qui exercent des fonctions en notre nom et qui nous fournissent également des services, tels que des conseillers professionnels, des consultants informatiques effectuant des travaux de test et de développement sur nos systèmes commerciaux, des bureaux de recherche et d’envois de courrier ou de courriel de masse et des partenaires d’impartition;
aux organismes de réglementation ou légaux, dans la mesure où nous croyons de bonne foi que la loi nous oblige à les divulguer dans le cadre de la détection d’un crime, de la perception de taxes ou de droits, afin de se conformer à toute loi ou ordonnance d’un tribunal applicable, de juridiction compétente, ou dans le cadre de procédures judiciaires;
d’utiliser vos informations de manière anonyme pour contrôler le respect de notre politique d’égalité des chances; et
pour exécuter nos obligations découlant de tout contrat conclu entre vous et nous.

Si vous ne souhaitez pas que nous utilisions vos données personnelles de cette manière ou que nous transmettions vos données à des tiers à des fins de marketing, veuillez cocher la case appropriée située sur le formulaire sur lequel nous collectons vos données. En l’absence d’une telle boîte, nous utiliserons vos données personnelles comme indiqué dans la présente politique de confidentialité.

De temps en temps, nous pouvons demander votre consentement pour traiter, utiliser ou divulguer vos données personnelles à toute autre fin non mentionnée ci-dessus.

Nous pouvons également transmettre vos données personnelles ou permettre l’accès à ces informations au groupe de sociétés de Systematix, dont les emplacements peuvent être trouvés sur www.Systematix.com afin qu’ils puissent utiliser vos données personnelles de la même manière que nous traitons, utiliser et divulguer vos informations comme décrit ci-dessus.

Nous nous réservons le droit de transférer vos données personnelles à un tiers en cas de vente, fusion, liquidation, mise sous séquestre ou transfert de la totalité ou de la quasi-totalité des actifs de notre société à condition que le tiers s’engage à respecter les conditions de cette politique de confidentialité et à condition que le tiers utilise uniquement vos données personnelles aux fins que vous nous avez fournies. Vous serez informé en cas d’un tel transfert et vous aurez la possibilité de vous désinscrire.

Toutes les données personnelles que vous nous fournissez peuvent être accessibles par d’autres sociétés, clients et partenaires du groupe Systematix mentionnés ci-dessus. Certaines de ces sociétés, clients et partenaires de Systematix sont situés à l’extérieur du Canada. Par conséquent, vos données personnelles pourraient être envoyées, ou être accessibles à l’extérieur du Canada. Lorsque nous transférons vos données personnelles à l’extérieur du Canada, nous prendrons des mesures dans le but de garantir que vos droits à la vie privée continuent d’être protégés comme indiqué dans la présente politique de confidentialité; cependant, vos données personnelles peuvent être soumises à l’accès du gouvernement par les autorités légales dans ces juridictions étrangères destinataires.

Nous mettons en œuvre des politiques, des procédures, des technologies et des normes de sécurité commercialement raisonnables pour garantir que vos données personnelles sont protégées contre tout accès non autorisé et toute divulgation, altération ou mauvaise utilisation inappropriées. Toutes les mesures de sûreté et de sécurité mises en œuvre sont conçues pour être adaptées au niveau de sensibilité des données personnelles stockées.

Parmi les mesures prises pour protéger vos informations figurent les éléments suivants :

sécurisation des locaux;
accès limité aux fichiers aux données personnelles, uniquement aux personnes qui ont besoin de savoir dans le cadre de leurs travail;
déploiement de protections technologiques telles que des logiciels de sécurité et des pare-feu pour empêcher le piratage ou l’accès non autorisé aux ordinateurs;
mise en place de mots de passe internes et politiques de sécurité; et
vérification et formation du personnel.

Cependant, Systematix ne peut garantir que la perte, la mauvaise utilisation ou l’utilisation non autorisée de vos données personnelles ne se produiront jamais (par exemple, quelqu’un pourrait éventuellement surmonter nos mesures de sécurité). Si vous recevez une communication électronique qui prétend provenir de Systematix et que vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez nous contacter. Le spam, l’utilisation incorrecte et le piratage des noms de domaine et des adresses e-mail sont un problème croissant, nous apprécions donc être tenu au courant d’éventuels incidents afin que nous puissions les enquêter et vous fournir le meilleur service.

Les droits d’accès à vos données personnelles ne sont pas absolus. Nous pouvons vous refuser l’accès lorsque :

le refus d’accès est requis ou autorisé par la loi;
les informations se rapportent à des procédures judiciaires existantes ou prévues contre vous;
les informations ont été générées à la suite d’un processus formel de règlement des différends comprenant une affaire judiciaire;
lorsque vous accorder l’accès aurait un impact déraisonnable sur la vie privée, la sécurité ou les informations exclusives d’autrui;
protéger nos droits et nos biens; ou
lorsque la demande est frivole ou vexatoire ou génère des coûts prohibitifs.

Si nous refusons une demande d’accès à, ou refusons une demande de correction de vos données personnelles, nous le ferons par écrit et expliquerons pourquoi.

Systematix a nommé une personne de son équipe à titre de responsable de la confidentialité. Ce dernier peut être rejoint à partir d’une adresse courriel confidentielle. Nous vous invitons à utiliser cette adresse courriel pour vous renseigner, nous transmettre tout commentaire ou question concernant cette politique de confidentialité, ou pour déposer une plainte formelle. Les communications à cet effet doivent être transmises aux coordonnées suivantes :

Au Québec, en conformité avec la loi 25 :

À l’attention du responsable de : Patrick Gagné, Vice-président et responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : confidentialite@systematix.com
Téléphone : 418 681-0151, poste 224
Adresse : 2600, boul. Laurier, Tour de la Cité, bureau 990, Québec (QC) G1V 4W2

Au Canada, à l’exception du Québec :

À l’attention du responsable de la confidentialité
Courriel : privacy@systematix.com
Téléphone : 416 650-9669
Adresse : 5975 Whittle Road; Bureau 120, Mississauga, ON

Vos données personnelles sont conservées sur des serveurs hébergés par nous ou nos fournisseurs de services Internet. La transmission d’informations par Internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données transmises à notre site; toute transmission est donc à vos risques.

En ce qui concerne la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), vous consentez expressément à recevoir, pendant, et après notre relation commerciale, des messages électroniques de Systematix, y compris par courriel et à travers les réseaux sociaux, vous fournissant des informations, y compris des infolettres, mises à jour, alertes, autres publications, actualités et communications, autres informations qui vous intéressent, ainsi que des informations sur nos services. Vous pouvez retirer ce consentement ou modifier vos préférences quant aux types de messages électroniques que vous souhaitez recevoir de nous, à tout moment, simplement en nous avisant ou en utilisant le mécanisme de désinscription sur l’un de nos messages électroniques.

Nous collectons également des informations sur la façon dont les demandeurs d’emploi et les visiteurs utilisent ce site Web afin d’améliorer nos services. Nous n’utilisons pas les informations ainsi obtenues de façon nominative. Nous les utiliserons pour mieux comprendre nos utilisateurs du site Web et pour déterminer les tendances générales, les pages les plus populaires, etc. Nous pouvons partager ce type de données agrégées avec des tiers spécifiques, dans le but de nous aider à cet égard, lorsque vous y avez consenti. Nous pouvons également entreprendre un profilage marketing pour nous aider à identifier des services ou des emplois qui pourraient vous intéresser. De plus, nous pouvons utiliser des technologies pour mieux nous permettre de vous servir, comme les cookies.

Vous pouvez refuser d’accepter les cookies en activant le paramètre de votre navigateur qui vous permet de refuser la configuration des cookies. La plupart des navigateurs vous permettent de désactiver les cookies. Cependant, la désactivation des cookies limitera probablement votre utilisation de notre site Web.

Veuillez noter que cliquer sur des liens, des bannières publicitaires ou des flux RSS peut avoir pour impact de vous transférer vers un autre site Web, où les pratiques de confidentialité des données peuvent être différentes de la présente politique de confidentialité. Il est de votre responsabilité de vérifier les autres politiques de confidentialité du site Web pour vous assurer que vos données personnelles sont utilisées conformément à ces politiques de confidentialité de tiers. Nous n’acceptons aucune responsabilité et n’avons aucun contrôle sur les sites Web de tiers, les liens, les publicités, les flux RSS ou les informations soumises ou collectées par des tiers.

Toute modification de cette politique de confidentialité sera publiée sur ce site Web afin que vous soyez toujours au courant des informations que nous collectons, de la façon dont nous les utilisons et dans quelles circonstances, le cas échéant, nous les divulguons. Si à tout moment nous décidons d’utiliser les données personnelles d’une manière sensiblement différente de celle indiquée dans la présente politique de confidentialité, ou autrement divulguée au moment de leur collecte, nous vous en informerons par courriel, et vous aurez le choix si nous utilisons ou non vos informations de la nouvelle manière.

Systematix