Politique de confidentialité

Novembre 2023

Systematix et ses filiales est une organisation de personnel qui conçoit des solutions et prodigue des conseils à ses clients. Notre mission est de mettre en contact des clients et des consultants afin d’élaborer des solutions pour résoudre des problèmes de nature commerciale. Pour ce faire, nous recueillons et utilisons les renseignements personnels que vous nous fournissez.

En tant que responsable du traitement des données cette politique de confidentialité définit comment vos données sont utilisées et traitées.

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels et nous avons formé un comité destiné à la protection des renseignements personnels pour répondre aux éventuelles questions, demandes et plaintes concernant la collecte ainsi que le traitement de vos renseignements personnels. Pour plus de détails sur la façon de nous contacter, consultez la section Comment poser une question ou déposer une plainte dans ce document.

Avec la mise en place de cadres législatifs et réglementaires tels que le règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’UE, la Loi de 2018 sur la protection des données au Royaume-Uni, la mise en œuvre par le Royaume-Uni du RGPD (RGPD-UK), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au Canada ainsi que la Loi 25 au Québec, il est essentiel que toutes les organisations mettent à jour leurs politiques de sécurité de l’information.

Cette Politique de confidentialité (ainsi que les conditions d’utilisation, la Politique de sécurité de l’information et tout autre document auquel elle fait référence) établit les bases selon lesquelles tous les renseignements personnels récoltés par l’ensemble des entités juridiques de l’organisation et leurs représentants (collectivement dénommés « Systematix »), recueillis par le biais de consentement via les plateformes d’emploi ou d’engagement professionnel (Monster, LinkedIn) ou fournis via le site Web Systematix.com et/ou tout autre site Web du groupe Systematix, seront traités par nous. Systematix prend toutes les précautions nécessaires pour que vos renseignements personnels soient traités en toute sécurité et que tous les processus impliquant des renseignements personnels soient conformes aux meilleures pratiques et exigences de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

Pour s’assurer de la conformité du processus, nous avons élaboré notre politique selon les principes suivants :

Responsabilités

Nommer un responsable de la protection des renseignements personnels;
établir des politiques et des pratiques de gouvernance relatives à la protection des renseignements personnels;
établir une politique de confidentialité en termes simples et clairs;
signaler les incidents reliés à la confidentialité des renseignements.

Transparence

Publier la politique de confidentialité et les règles de gouvernance;
expliquer pourquoi les renseignements personnels sont récoltés et la façon dont cette information sera traitée;
signaler que des techniques d’identification, de localisation ou de profilage ont pu être utilisées.

Consentement

Obtenir le consentement pour collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels;
obtenir le consentement en termes simples et clairs.

En soumettant des renseignements personnels à Systematix, vous acceptez cette politique. Votre consentement explicite sera requis via des formulaires spécifiques. Toutes questions ou préoccupations doivent être adressées à confidentialite@systematix.com.

Quelles informations collecterons-nous et pourquoi ? Comment les utiliserons-nous ?

Nous traitons des renseignements personnels dans le cadre de nos intérêts légitimes, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur les intérêts, les droits et les libertés de nos utilisateurs. Ces intérêts légitimes comprennent le traitement à des fins de marketing, de recherche et de développement commercial.

Avec votre consentement, nous utilisons également des renseignements personnels à d’autres fins, mais vous avez le droit de le retirer à des fins spécifiques, comme indiqué ci-dessous.

Systematix collecte à la fois des renseignements personnels (le nom et les coordonnées d’une référence par exemple) et des renseignements personnels sensibles (comme votre CV) via plusieurs sources notamment des sites Web (tels que Monster, Indeed, Workopolis) et des médias sociaux professionnels (LinkedIn). Les renseignements personnels et sensibles susceptibles d’être stockés, traités, utilisés et divulgués sont les suivants :

l’utilisation des services de recrutement et la facilitation de son processus;
l’évaluation des opportunités;
l’envoi d’information aux clients pour postuler à un emploi ou l’évaluation de votre éligibilité pour des emplois éventuels (demande une autorisation spécifique);
l’autorisation de présenter un CV, une candidature en ligne et/ou l’inscription à des alertes d’emplois;
la participation à des services de formation en ligne spécialisés;
la participation à des fonctionnalités interactives de notre service;
la commercialisation des services de recrutement (recrutement permanent, temporaire, contractuel, de reclassement et externalisation du processus de recrutement);
le développement et la commercialisation de produits et services (demande votre consentement);
les services et le service client, y compris notre site Web et les sites Web des sociétés affiliées;
l’envoide rapports, de promotions, d’offres, d’événements de réseautage/client et d’information générale pour les secteurs de l’industrie susceptibles de vous intéresser (demande votre consentement);.
les questions posées et les demandes de renseignements;
l’envoi à des tiers de renseignements que vous ou notre client avez demandés, tels que des références, la vérification des antécédents criminels, la vérification d’information fournie à de sources tierces, l’évaluation psychométrique ou les tests de compétences;
l’envoi à des tiers de conseillers professionnels, de consultants en TI réalisant des tests et des travaux de développement sur nos systèmes, de sociétés de publipostage et de partenaires d’externalisation;
la transmission à des organismes de réglementation ou d’application de la loi si nous (en toute bonne foi) sommes tenus de le divulguer dans le cadre de la détection de crimes, de la perception de taxes ou de droits, pour se conformer à toute loi applicable ou à une ordonnance judiciaire, ou dans le cadre de procédures judiciaires;
l’utilisation de vos informations de manière anonymisée pour surveiller la conformité avec notre politique d’égalité des chances;
l’exécution de nos obligations contractuelles entre vous et Systematix, y compris les feuilles de temps, la facturation et les paiements.

Nous nous réservons le droit de transférer vos renseignements personnels à un tiers en cas de vente, de fusion, de liquidation, de procédure de redressement judiciaire ou de transfert de la totalité ou d’une part substantielle de nos actifs, à condition que le tiers accepte de respecter les termes de cette politique de confidentialité et à condition que le tiers utilise vos données uniquement aux fins pour lesquelles vous nous les avez fournies. Vous serez informés en cas de tel transfert et vous pourrez choisir de ne pas y adhérer.

Où mes informations seront-elles conservées ? Comment y accéder ?

Les renseignements personnels fournis (y compris les renseignements personnels sensibles) peuvent être disponibles pour d’autres sociétés du groupe Systematix, des clients et des tiers spécifiés ci-dessus. Certaines de ces sociétés du groupe Systematix, clients et tiers peuvent être situées en dehors du Canada. Par conséquent, vos données peuvent être envoyées à l’extérieur du pays ou doivent être accessibles depuis l’extérieur du Canada. Lorsque nous transférerons vos données en dehors du Canada, nous prendrons les mesures nécessaires pour garantir que vos droits en matière de confidentialité sont protégés conformément à cette politique de confidentialité. Cependant, vos données peuvent être soumises aux autorités compétentes du gouvernement dans la ou les juridictions étrangères concernées.

Dans la mesure du possible, les renseignements personnels de l’UE sont conservés au sein de l’UE mais s’il est nécessaire de les déplacer en dehors de l’UE, ils bénéficieront d’une protection équivalente. Certains processus commerciaux exigent le transfert de données vers le Canada. Nous nous efforçons de veiller à ce que les applications en cours d’utilisation stockées sur le cloud conservent les données au sein de l’UE.Dans le cas contraire, nous prendrons toutes les mesures de configuration disponibles pour éviter un transfert de données non conforme.

Comment vos données sont-elles protégées ?

Nous mettons en place des normes, des politiques, des procédures, des technologies et des bonnes pratiques pour garantir la protection de vos renseignements personnels contre un accès non autorisé, une divulgation inappropriée, une altération des données ou une utilisation abusive. Toutes les mesures de sécurité mises en œuvre comportent un niveau de sensibilité pour le stockage des renseignements personnels, notamment :

la sécurité des lieux;
l’accès restreint aux renseignements personnels fondé sur le principe du besoin de savoir;
le déploiement et l’amélioration des dispositifs technologiques qui empêchent l’accès non autorisé aux renseignements personnels;
la transmission cryptée et le stockage des données chiffrées dans la mesure du possible;
les politiques internes de sécurité;
le dépistage et la formation du personnel.

Comment poser une question ou déposer une plainte ?

Systematix dispose d’un bureau de la protection des renseignements personnels et de responsables de la protection des renseignements personnels pour le Québec et le reste du Canada ainsi que des adresses électroniques confidentielles. Vous pouvez appeler ou envoyer un courriel pour toute question, demande de renseignements ou préoccupations concernant la politique de confidentialité de Systematix.

Veuillez envoyer un courriel à :

Partout au Canada (sauf pour la province de Québec) :

À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels

Courriel : privacy@systematix.com
Numéro de téléphone : 416-650-9669
Adresse : 5975, rue Whittle, bureau 110, Mississauga, ON, L4Z 3N1

Pour la province de Québec :

À l’attention de : Patrick Gagné, responsable de la protection des renseignements personnels (conformément à la Loi 25)

Courriel : confidentialite@systematix.com
Numéro de téléphone : 514-393-1313
Adresse : 740, rue Notre-Dame Ouest, bureau 1500, Montréal, QC, H3C 3X6

Nous envoyer de l’information via Internet

Vos données sont conservées sur des systèmes hébergés par nous ou d’autres fournisseurs de services. La transmission d’information via Internet n’est pas entièrement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données, y compris en utilisant le chiffrement lorsque cela est possible, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données transmises sur notre site.

Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), vous consentez expressément à recevoir, pendant et après notre relation commerciale, des messages électroniques de la part de Systematix, y compris des courriels utilisant les médias sociaux et qui envoient des bulletins d’information, des mises à jour, des alertes, des publications diverses, de l’actualité ainsi que d’autres informations d’intérêt et/ou de l’information sur nos services. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement en nous informant directement ou en vous désabonnant via l’un de nos messages électroniques.

Nous appliquons les exigences de la réglementation de la LCAP pour toutes nos communications y compris celles qui se trouvent en dehors de sa juridiction.

Comment récoltons-nous et regroupons-nous les informations des visiteurs de nos sites Web ?

Nous récoltons des informations sur la manière dont les chercheurs d’emploi et les visiteurs utilisent notre site Web afin d’améliorer nos services. Cela nous permet entre autres de mieux comprendre nos utilisateurs, de déterminer les tendances générales et de répertorier les pages les plus consultées. Nous pouvons partager ce type de données avec des tiers sélectionnés à ces fins selon votre consentement. Nous pouvons également créer des profils de type marketing pour nous aider à identifier les services ou emplois qui peuvent vous intéresser. De plus, afin de mieux vous servir, nous utilisons des technologies telles que les cookies. Notre site Web présente notre politique en matière de cookies et offre la possibilité de refuser ceux qui sont non essentiels lors de votre accès au site.

Liens vers d’autres sites Web

En cliquant sur des liens et des publicités sous forme de bannières ainsi que sur les flux RSS, vous pouvez être redirigé vers un autre site Web où la politique de protection des renseignements personnels peut différer de la présente politique de confidentialité. Toutefois, la destination des liens Internet que nous fournissons à partir de notre site Web est conforme à notre politique de confidentialité. La destination des liens peut aussi être mise à jour à notre insu.

Nous ne pouvons contrôler les liens à l’intérieur des sites Web de tiers, les publicités, les flux RSS ou les informations soumises ou récoltées par des tiers comme par exempleles publicités intégrées sur YouTube.

Il est de votre devoir de vérifier les politiques de confidentialité des autres sites Web pour vous assurer que vous acceptez l’utilisation de vos données conformément aux politiques de confidentialité des tiers.

Modifications de la politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité est publiée sur notre site Web et les modifications que nous y apporteront seront affichées sur ce site. Si nous décidons à tout moment d’utiliser des renseignements personnels d’une manière sensiblement différente de celle indiquée dans cette politique de confidentialité, ou autrement divulguée au moment où elle est énoncée, nous vous en informerons (généralement par courriel) et vous aurez la possibilité de consentir à l’utilisation de vos informations selon les nouvelles précisions.

ANNEXE 1 – Lignes directrices concernant les normes de confidentialité

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 1 — Responsabilité

L’organisation Systematix est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde et elle peut être contactée via votre représentant Systematix ou à l’adresse courriel confidentialite@systematix.com.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 2 — Identification des objectifs

La politique de confidentialité et la politique en matière de cookies de Systematix sont affichées sur son site Web et servent de document d’orientation pour la collecte, le stockage et l’utilisation des renseignements personnels par Systematix. Les politiques sont mises à jour en fonction des changements dans les exigences réglementaires ou de processus.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 3 — Consentement

La personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels et y consentir, sauf s’il n’est pas approprié de le faire ou requis par la loi. Systematix obtiendra un consentement explicite lors de la collecte de vos renseignements personnels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant votre représentant Systematix à confidentialite@systematix.com ou en suivant les instructions incluses dans toute communication électronique.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 4 — Collecte limitée

La collecte de renseignements personnels doit se limiter à ce qui est nécessaire aux fins déterminées par l’organisation. Les informations doivent être collectées par des moyens justes et légaux. En général, Systematix ne collecte ni ne conserve d’informations sur la santé, la race ou l’origine ethnique. Cependant, certains clients ont des exigences réglementaires en matière de diversité et nous collectons de telles données dans le cadre de ces exigences lorsque cela s’avère nécessaire. Systematix ne collecte ni ne conserve de numéros d’assurance sociale canadiens (ou l’équivalent à l’étranger) sauf si cela est requis pour satisfaire aux exigences de déclarations réglementaires et fiscales, telles que stipulées par la loi dans les juridictions applicables.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 5 — Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront utilisés ou divulgués uniquement aux fins déterminées au moment de leur collecte, à moins que vous n’y consentiez ou que ce soit requis par la loi. Vos données ne seront conservées que pour la durée nécessaire à l’atteinte de l’objectif pour lequel elles ont été collectées et selon les exigences légales et contractuelles en vigueur.

Systematix respecte le droit à l’oubli dans la mesure où il est autorisé par les obligations réglementaires et contractuelles. Veuillez contacter votre représentant Systematix ou écrire à confidentialite@systematix.com si vous souhaitez que vos données soient supprimées des bases de données de Systematix.

Ligne directrice sur la confidentialité des renseignements personnels 6 — Exactitude

Les renseignements personnels doivent être maintenus aussi exactement que possible pour atteindre l’objectif pour lequel ils doivent être utilisés. Si vos informations changent ou sont erronées, veuillez contacter votre représentant Systematix ou confidentialite@systematix.com.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 7 — Protection de l’information

Systematix protège les renseignements personnels avec des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité de l’information. Ces mesures de sécurité sont modifiées ou améliorées de manière continue par Systematix conformément aux meilleures pratiques de l’industrie, en fonction de l’amélioration des technologies et en réponse aux menaces connues ou potentielles reliées à la protection des renseignements personnels.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 8 — Transparence

La politique de confidentialité de Systematix est disponible sur le site Web de Systematix, auprès de votre représentant Systematix ou en écrivant à confidentialite@systematix.com. Les mises à jour de la politique de confidentialité sont publiées sur le site Web de Systematix et un consentement spécifique, si nécessaire, sera recueilli directement auprès de la personne.

Si vous avez des questions ou des préoccupations vous pouvez contacter votre représentant Systematix ou écrire à l’adresse confidentialite@systematix.com.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 9 — Accès

Sur demande, vous serez informés de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous aurez accès à ces renseignements. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements et les faire modifier au besoin Des informations sommaires sont disponibles sur demandeet nous tenterons de répondre à votre requête dans les trente jours après la réception de celle-ci.. Les demandes plus détaillées nécessitant des coûts d’archivage ou d’autres frais de récupération peuvent être soumises à des honoraires professionnels et à des frais de de débours entrainant ainsi un délai de réponse plus long.

Contactez votre représentant Systematix ou écrivez à l’adresse confidentialite@systematix.com au besoin.

Ligne directrice concernant les normes de confidentialité des renseignements personnels 10 — Traitement des plaintes et des suggestions

Vous pouvez adresser toutes vos questions ou préoccupations concernant vos renseignements personnels et/ou la conservation et l’utilisation de ces renseignements par Systematix à votre représentant Systematix ou en écrivant à l’adresse confidentialite@systematix.com.

Politique de confidentialité de Systematix